Quelle aventure ! En huit semaines, nous avons transformé un bureau complètement vide en un espace de bureau entièrement opérationnel pour 450 employés. Un retour d'expérience sur notre collaboration avec Marina De Ridder de Dematic.
Dématic voulait transférer ses activités de Zwijndrecht à Anvers. En plus de ses tâches quotidiennes d'adjointe à la direction, Marina faisait partie de l'équipe responsable du déménagement. Cette équipe de quatre personnes devait faire en sorte à ce que tous les employés puissent quitter définitivement le site de Zwijndrecht le vendredi 6 août 2021 et retourner au travail sans souci après le week-end, dans un immeuble de bureaux plus grand, situé à Anvers.
Notre défi était de recréer un environnement de travail confortable pour 450 employés, en 8 semaines et dans un bâtiment complètement vide.
Mais l’aventure ne s'est pas arrêtée après le déménagement. Marina devait s’assurer à tenir compte de l'évolution des souhaits et des besoins de ses collègues, alors que leur environnement de travail familier avait été transféré dans un nouveau bâtiment, conçu en open-space. Des ajustements du mobilier, choisi dans un premier temps, s’imposaient en toute logique.
À propos de Dematic
Dematic est une entreprise innovante qui conçoit, fabrique et opère des solutions logistiques automatisées en matière de production, d'entreposage et de distribution. Avec des centres techniques, des sites de production et des centres de services dans plus de 25 pays, le réseau Dematic qui compte 10 000 employés, a contribué à réaliser plus de 6000 installations pour des multinationales de premier plan. Dematic fait partie du groupe KION, l'un des leaders mondiaux en matière de chariots de manutention et de solutions pour la chaîne d'approvisionnement.
Une solution temporaire et permanente
La société a souhaité investir dans la construction d’un nouveau bâtiment, pas encore achevé, alors que le bail des anciens locaux arrivait à son terme. Puisque le renouvellement du contrat de location était exclu, la seule option était de s'installer dans un espace ‘provisoire’, mais parfaitement opérationnel, pour accompagner la croissance annuelle prévisionnelle de l’entreprise, estimée à deux chiffres.
Au-delà du défi que représentait l'aménagement d'un bâtiment entier à partir de rien, dans un temps réduit, l'objectif principal du transfert de l’activité visait à offrir à tous les employés des espaces de travail mieux adaptés à la collaboration entre équipes. L’enjeu : optimiser leurs interventions sur des projets logistiques pour des clients dans toute l'Europe. La croissance rapide du commerce électronique et l'automatisation des systèmes logistiques en place dans les entrepôts et centres de distribution accélèrent les échanges avec des partenaires et filiales dans le monde entier.
Et bien entendu, le principe du flex-office a changé considérablement les pratiques, avec la plupart des employés qui travaillent désormais en moyenne trois jours par semaine au bureau et deux jours à domicile ou dans les locaux des clients. L'aménagement des nouveaux locaux devait donc s'adapter en permanence à toutes ces évolutions.
Le déménagement en question constitue une première phase du plan stratégique, avec en 2024, l'achèvement du nouveau bâtiment, ultramoderne. À quelques mètres du site provisoire, les bureaux, la nouvelle usine, l'entrepôt et le centre de recherche et développement seront regroupés sous un même toit.
Le défi de Marina
L'autorisation d'emménager dans les locaux provisoires a été sans cesse retardée pour diverses raisons. Finalement, il fallait équiper complètement un bâtiment vide pour 450 employés en seulement huit semaines. L'équipe de Marina n'avait, dans un premier temps, pas identifié un fournisseur capable d’intervenir si rapidement et à si grande échelle, avec des meubles correspondant aux souhaits et exigences de l'entreprise tout comme à l’image de marque de Dematic.
Nous n'avions pas le choix, il fallait absolument trouver une solution.
C'est par l'intermédiaire de Veamo, le gestionnaire des locaux temporaires, que Dematic a sollicité l’intervention d’Alvero. Reinier Nederhoed et Sandra Verheijen, nos chargés de projets, ont été immédiatement invités pour un premier repérage.
D'un défi complexe à une solution hybride et personnalisée
La collaboration a démarré par une rencontre entre Marina, Reinier et Sandra au nouveau site provisoire à Anvers, complètement vide. Nous faisions le point sur les besoins, les quantités nécessaires et les exigences spécifiques, notamment en tenant compte d’éventuelles nouvelles mesures Corona. C’était la base d’une étude approfondie pour disposer d’un état des lieux précis des espaces et possibilités d’aménagement.
Le bâtiment, composé principalement de béton, de verre et de bois, offrait des espaces très ouverts et très lumineux. Nous en convenions que le mobilier à installer devait tenir compte de l’architecture du bâtiment et des nouvelles méthodes de travail pour offrir des espaces collaboratifs adaptés. La digitalisation des process, par exemple, permet désormais de diviser la quantité d’armoires d’archivage par 10 ou plus.
Produits déployés chez Dematic
Nous avons dans un second temps élaboré des propositions d’agencements, avec en priorité la conception d’espaces dédiés au travail collectif. Lors de nombreuses réunions avec Marina et son équipe, nous discutions des différentes options et possibilités pour choisir les solutions qui faisaient consensus.
La collaboration partenariale continue, même après l'achèvement des travaux en août 2021
Une fois au travail dans le magnifique bâtiment, Marina et ses collaborateurs ont fait face à de nouveaux défis. L’architecture en open-space et les matériaux utilisés sont certes très attractifs, mais pas toujours adaptés à certains espaces de travail. Marina a constamment consulté Alvero pour trouver la solution la mieux adaptée. Cette méthode a permis à Dematic d’écouter en permanence les équipes sur place et de tenir compte de leurs besoins et souhaits.
L’amélioration de l'acoustique
Au départ, les équipes de direction occupaient également un open-space. Mais nous avons très rapidement constaté que des espaces adaptés à des conversations confidentielles étaient indispensables. Puisque la modification des espaces était impossible, compte tenu de l’occupation temporaire des lieux, nous avons mis en place des cabines réunion insonorisées BOW. En verre sur trois côtés et sur le dessus, ce modèle correspond parfaitement au caractère ouvert du bâtiment. Des cloisons, séparant les bureaux et les salles de réunion, ont été installées récemment. Et de grands panneaux, de la même couleur que les murs peints, absorbent une grande partie du son tout en étant à peine perceptibles. Et petit détail non sans importance : tous les panneaux acoustiques sont entièrement fabriqués en plastique recyclé.
Créer la configuration de réunion idéale
Les tables initialement choisies pour équiper les salles de réunion ne satisfaisaient pas tout-à-fait, surtout pour des raisons de mise à disposition de prises pour chaque participant aux réunions. Alvero a proposé une table de réunion en forme de U, fabriquée avec le système modulaire Moduflex. Ce système permet d’adapter la configuration idéale lors de chaque réunion. C’est la solution idéale qui répond parfaitement aux exigences de Dematic.
crédits
Dematic
Marina De Ridder
Alvero Pays-Bas
Reinier Nederhoed
Sandra Verheijen
John Lazaroms
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